Wie zijn wij?
Deze Privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website www.hetvlaamsewoonanker.vlaanderen en al haar sub-sites (hierna spreken we over 'website') aangeboden door Het Vlaamse Woonanker met maatschappelijke zetel in Bezemstraat 83A, 1600 Sint-Pieters Leeuw, met ondernemingsnummer 0403.304.026 is eigenaar en beheerder van de website.
Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze Privacyverklaring kan je de hoofdzetel Het Vlaamse Woonanker contacteren via:
• Telefoon 02 371 03 30
• E-mail: privacy@hvw.vlaanderen
• Adres: Bezemstraat 83A – 1600 Sint-Pieters-Leeuw
• Website: www.hetvlaamsewoonanker.vlaanderen
• Contactgegevens DPO: Cranium – privacy@hvw.vlaanderen
Waarom hebben wij een privacyverklaring?
Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. We willen ervoor zorgen dat jouw gegevens beschermd zijn en we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.
Deze privacyverklaring geldt voor alle informatie over jou waarover wij beschikken. Deze informatie verzamelen wij bij andere overheidsinstellingen, bij jou, via invulformulieren (eventueel via onze website) of tijdens een gesprek met onze medewerkers.
Belangrijk: contacteer je ons via een ander digitaal medium (zoals Facebook of Twitter), dan heeft de privacyverklaring van die websites voorrang op onze privacyverklaring bij tegenstrijdigheden.
Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven ter uitvoering van een overeenkomst die je hebt met Het Vlaamse Woonanker, bij wettelijke verplichting of met jouw toestemming. Het Vlaamse Woonanker let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie Het Vlaamse Woonanker jouw persoonsgegevens deelt, kan je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Het Vlaamse Woonanker.
Wanneer Het Vlaamse Woonanker jouw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, kan je hier terugvinden.
Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie Het Vlaamse Woonanker bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als Het Vlaamse Woonanker. Het Vlaamse Woonanker zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.
Toepassingsgebied van deze privacyverklaring
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende partijen waarvoor HVW optreedt als verhuurder of die zich BIJ HVW kandidaat stelden voor een huurwoning:
• de potentiële kandidaat-huurder of zijn vertegenwoordiger;
• de kandidaat-huurder of zijn vertegenwoordiger;
• de gezinsleden van de kandidaat-huurder;
• de huurder of zijn vertegenwoordiger;
• de gezinsleden van de huurder;
• de ex-huurder of zijn vertegenwoordiger.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over jou waarover wij beschikken in het kader van onze verhuurdiensten. Deze informatie kan zowel verzameld worden bij overheidsinstellingen, bij jou, door middel van invulformulieren (al dan niet via onze website), of tijdens een gesprek met onze medewerkers.
Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we van jou?
• Identificatiegegevens (naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, contactgegevens, burgerlijke staat, …);
• Rijksregisternummer (buitenlands ID-nummer en identificatienummers van de sociale zekerheid);
• Persoonlijke kenmerken;
• Gezinssamenstelling (wettelijke samenwoning, personen ten laste, bezoekrecht/ co-ouderschap van de kinderen);
• Financiële bijzonderheden (inkomen, alimentatie ten laste van de betrokkene);
• Gegevens over onroerende rechten (verwerving van onroerend goed (kosteloos of ten bezwarende titel),
• Gegevens van cursisten Nederlands als tweede taal (NT2);
• Woningkenmerken;
• Beroep en betrekking (beroepsactiviteit, eventuele inschrijving bij de VDAB);
• Gegevens uit sociaal onderzoek;
• Leefgewoonten;
• Gerechtelijke gegevens over het beëindigingen van de huurovereenkomst wegens het veroorzaken van ernstige overlast of ernstige verwaarlozing van de sociale huurwoning;
• Gegevens over de lichamelijke of psychische gezondheid (gegevens i.v.m. invaliditeit, fysieke beperkingen, …);
• Opleiding en vorming;
• Gegevens van de huurovereenkomst die is opgezegd door de verhuurder;
• Verbruiksgegevens;
Via welke bronnen verzamelen we jouw persoonsgegevens?
• Jij/jouw inschrijvend gezinslid: bij de inschrijving tot kandidaat-huurder en/of het afsluiten van een huurovereenkomst, via invul- of contactformulieren en/of door het gebruik van de website;
• Federale Overheidsdienst Financiën: gegevens rond belastbare inkomsten en eigendomsgegevens , gegevens over eigendommen in vennootschappen ;
• Het Rijksregister: rijksregisternummer, naam en voornamen, geboorteplaats en datum, geslacht, hoofdverblijfplaats en historiek, de plaats en datum van overlijden, de burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, de nationaliteit en historiek, wettelijke samenwoning, het register waarin ingeschreven en de handelingsbekwaamheid;
• Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid: gegevens rond leefloon, handicap en pensioenen ;
• Vlaamse Agentschap voor Integratie & Inburgering: gegevens rond inburgering, taalbereidheid en taalkennis ;
• Kind en Gezin: gegevens rond handicap kinderen .
• Private instanties in België of in het buitenland die onderzoek voeren naar onroerend vermogen in het buitenland;
• Distributienetbeheerders en nutsbedrijven: verbruiksgegevens bij vermoeden van domiciliefraude .
De geldige rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens
HVW mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR). Wanneer je kandidaat-huurder of huurder wenst te worden, verwerken wij jow persoonsgegevens overeenkomstig hierna opgesomde wettelijke bepalingen, ter uitvoering van de huurovereenkomst of op basis van jouw toestemming of ter uitvoering van taken van algemeen belang die rusten op HVW.
Wettelijke bepalingen:
• Vlaamse Codex Wonen van 2021 (17/07/2020) en haar uitvoerende besluiten;
• Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (11/09/2020) en haar uitvoerende besluiten;
Taak van algemeen belang tot het bijdragen aan een recht op menswaardig wonen en de uitvoering van het Vlaams woonbeleid cfr. art. 4.39/7 J° 1.5-1.6 Vlaamse Codex Wonen.
Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?
Wanneer je (gezinslid van een) kandidaat-huurder bent van HVW gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
• Om jouw inschrijvingsdossier op te maken;
• Om je te informeren over de status van jouw inschrijvingsdossier;
• Om jouw inschrijvingsdossier te controleren (voldoe je aan de wettelijke voorwaarden om in aanmerking te komen voor een sociale woning?) en verder op te volgen (opvolgen van jouw plaats op de wachtlijst);
• In het kader van het toewijzen van een woning;
• Om de onroerend bezitsvoorwaarden in binnen- en buitenland te controleren en eigendomsfraude te bestrijden.
Wanneer je (gezinslid van een) huurder bent van HVW gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
• Om de huurprijs te berekenen;
• Om een huurovereenkomst tussen jou en HVW op te maken;
• Om de huurovereenkomst te kunnen uitvoeren;
• Om je te informeren over elementen uit de huurovereenkomst (bv. In het kader van tekortkomingen/ herstellingen aan de woning, achterstallige betalingen, in het kader van het berekenen van het energieverbruik per woning, …);
• Om bij vermoedens van domiciliefraude na te gaan of het verbruik van elektriciteit, gas en water in jouw woning in overeenstemming is met het aantal gedomicilieerden;
• Om de onroerend bezitsvoorwaarden in binnen- en buitenland te controleren en eigendomsfraude te bestrijden.
Hoe lang houden we jouw persoonsgegevens bij?
HVW neemt de nodige maatregelen opdat jouw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling dit voorschrijft. Algemeen geldt een bewaartermijn van 10 jaar, startend vanaf de schrapping van jouw inschrijvingsdossier als kandidaat-huurder of einde van jouw huurovereenkomst.
Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven ter uitvoering van de huurovereenkomst, bij wettelijke verplichting of met jouw toestemming. HVW let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Met volgende instanties worden persoonsgegevens uitgewisseld:
• De entiteiten van het beleidsdomein Omgeving voor statistische verwerking ;
• Agentschap Wonen in Vlaanderen: gegevens over de huurpremie en huursubsidie van kandidaat-huurders , persoonsgegevens van de aanvragers van premies, sociale ontleners en sociale (kandidaat-)huurders en leden van hun huishouden , persoonsgegevens van (kandidaat-) sociale huurders voor de controle op de naleving van de Vlaamse Codex Wonen en andere wetgeving van sociale verhuur , adresgegevens van sociale woningen en gronden ;
• De OCMW’s: persoonsgegevens van kandidaat-huurders om een huurpremie en huursubsidie te krijgen, in het kader van het opstarten van een eventuele begeleidingsovereenkomst en alvorens HVW de huurovereenkomst zou opzeggen wegens een tekortkoming van de huurdersverplichtingen;
• Agentschap Inburgering & Integratie: gegevens rond inburgering, taalbereidheid en taalkennis;
• Vlabinvest: rijksregisternummer, naam en voornamen, geboortedatum, hoofdverblijfplaats en historiek, de burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, het register waarin ingeschreven, de wettelijke samenwoning;
• Het agentschap Vlaamse Belastingen via Wonen in Vlaanderen: gegevens om na te gaan of je in aanmerking komt voor een vermindering onroerende voorheffing, het meedelen van persoonsgegevens van eigenaars van onroerende goederen die verhuurd worden aan een Woonmaatschappij en van sociale huurders aan wie doorverhuurd wordt, in het kader van het toekennen van een verlaagd tarief voor de onroerende voorheffing;
• De dienst die door de Vlaamse Regering belast is met het woonbeleid: die de diverse gegevensstromen en -uitwisselingen in het kader van de sociale huurwetgeving coördineert;
• Private partners die in opdracht van HVW onderzoek voeren naar onroerend bezit in het buitenland;
• Private partners met betrekking tot het recupereren van een billijk deel van het financiële voordeel dat de huurder geniet uit het gebruik van hernieuwbare energiebronnen;
• Andere verhuurders: in het kader van het sluiten van een begeleidingsovereenkomst;
• De Toezichthouder cfr. art. 4.79 Vlaamse Codex Wonen met het oog op het uitoefenen van het toezicht.
Wanneer HVW jouw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, kan je op onze website terugvinden.
Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie HVW bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als HVW. HVW zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.
Wat zijn jouw rechten?
De GDPR voorziet voor jou een aantal rechten die je, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vind je een opsomming met een korte toelichting. Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met HVW:
• E-mail: privacy@hvw.vlaanderen
• Adres: Bezemstraat 83A – 1600 Sint-Pieters-Leeuw
Recht van inzage
Wij moeten jou informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en we moeten jouw rechten beschrijven. Ook moeten we jou een kopie van je persoonlijke gegevens bezorgen als je ons dit vraagt. Een kopie kan je vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis.
Bij jouw aanvraag voor inzage moeten wij jouw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij jou op dat ogenblik een bewijs van jouw identiteit. Twijfelen wij over jouw identiteit, dan zullen wij jou pas de documenten sturen nadat wij jouw identiteit kunnen bevestigen. We zullen jou de documenten via e-mail sturen als je hiermee akkoord bent. Ben je niet akkoord, dan sturen wij jou de documenten met de post toe.
Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen jou altijd informeren als we niet binnen een maand jouw aanvraag kunnen beantwoorden.
Recht op verbetering
Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op jouw vraag aanpassen. Denken we zelf dat jouw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we jou contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet je hiervoor naar ons kantoor komen om jouw identiteitskaart te laten lezen.
Recht om te worden vergeten
Je hebt het recht om jouw gegevens te laten wissen. Wanneer je aan één van de onderstaande criteria voldoet, zullen we jouw gegevens verwijderen. Jouw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat je niet langer gecontacteerd wil worden.
Wanneer kunnen wij jouw gegevens verwijderen?
- We verwerken jouw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
- Je trekt jouw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op jouw toestemming gebaseerd.
- Je hebt jouw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hier verder).
- Jouw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
- Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
- Jouw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.
De kans bestaat dat we jouw gegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren jou hierover.
Deze redenen zijn:
- een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
- voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
- voor juridische claims
- voor de volksgezondheid
- het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert
Recht op beperking van verwerking
Je kan altijd de verwerking van jouw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:
- We hebben onjuiste gegevens. We verwerken jouw gegevens opnieuw nadat we jouw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.
- Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en je wilt deze verwerking beperken.
- We hebben jouw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor jouw juridische claims. Heb je ze niet meer nodig voor de juridische
claims, dan verwijderen we jouw gegevens.
- Je maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hier verder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is.
Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij jou waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw jouw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan.
Recht op kennisgeving
Als je jou beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren jou ook over deze ontvangers als je dit vraagt.
Recht op data-portabiliteit
Wij verzenden jou of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als je dit vraagt.
Dit gaat over gegevens:
- die je ons bezorgde
- die we verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden
- die we verwerken via geautomatiseerde middelen
Recht op bezwaar
Je kan bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen jouw bezwaar onderzoeken en jou informeren over de resultaten. We kunnen jouw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.
Heb je bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij jou geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we jouw vraag ontvangen.
Kan je jouw toestemming intrekken?
Ja, je kan op elk moment jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken.
Maar, wij blijven jouw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag je jouw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als je jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal.
Je kan jouw toestemming intrekken door ons te contacteren via:
telefoon: 02/371.03.30
e-mail: privacy@hvw.vlaanderen
adres: Bezemstraat 83A, 1600 Sint-Pieters-Leeuw
website: www.hetvlaamsewoonanker.vlaanderen
Hoe kan je een klacht indienen?
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en/ of de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). Dit kan voor de GBA via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen en voor de VTC via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc.
Wijzigingen in ons beleid
Deze Privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 15/03/2024. We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij jou op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op jouw situatie.
